Inicjatywa powołania Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego Rzeczypospolitej Polskiej zrodziła się w 1992 r. Po wielomiesięcznych konsultacjach i działaniach przygotowawczych Komitet Założycielski składający się z 25 kierowników USC największych polskich miast opracował statut i ostatecznie zarejestrował w dniu 17 września 1993 r. Stowarzyszenie w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zjazd założycielski, na którym wybrano władze SUSC RP odbył się w Łodzi - 11 stycznia 1994 r. Prezesem Zarządu Głównego na I kadencję (1994-1998) wybrano Adka Kotułę - kierownika USC w Łodzi.
W następnych kadencjach Stowarzyszeniem kierowali:
II kadencja 1998 - 2002 Krzysztof Szczepanek (USC Zgierz)
III kadencja 2002 - 2006 Tomasz Brzózka (USC Zielona Góra)
IV kadencja 2006 - 2011 Tomasz Brzózka (USC Zielona Góra)
V kadencja 2011- 2016 Tomasz Brzózka (USC Zielona Góra)
VI kadencja 2016 – 2022 Piotr Gajewski (USC Ełk/ Ministerstwo Cyfryzacji)
VII kadencja 2022 - Karol Lipiński (USC Szczecin)
VIII kadencja 2026 - obecnie Rafał Bednarz (USC Częstochowa)
Najwyższą władzą Stowarzyszenia jest Walne Zgromadzenie Delegatów SUSC RP zwoływane raz na 4 lata. W czasie między zgromadzeniami władze sprawują wybrane na Walnym Zgromadzeniu:
- Zarząd Główny - w jego skład wchodzą: prezes, 2 wiceprezesów, sekretarz, skarbnik
i 3 członków.
- Komisja Rewizyjna - przewodniczący, zastępca i 3 członków.
- Sąd Koleżeński - przewodniczący i 2 członków.
W Stowarzyszeniu brak jest stanowisk etatowych. Funkcje pełnione są społecznie.
Ostatnie Walne Zgromadzenie Delegatów SUSC RP odbyło się 23 września 2026 r.
w Częstochowie, na którym wybrano:
Zarząd Główny:
- Prezes - Rafał Bednarz USC Częstochowa
- I Wiceprezes - Ewa Iwańczuk USC m.st. Warszawy
- II Wiceprezes - Dorota Kruźlak USC Świdnica
- Sekretarz - Grażyna Gorczyca USC Gdańsk
- Skarbnik - Albert Kozakowski USC Legnica
- Członek - Tomasz Brzózka d. USC Zielona Góra
- Członek - Grzegorz Kurowski USC Tarnowo Podgórne
- Członek - Aneta Papis d. USC Łódź
Komisja Rewizyjna:
- Przewodnicząca - Katarzyna Bozińska USC Grudziądz
- Wiceprzewodniczący - Mariusz Przytuła USC Choszczno
- Członek - Damian Czechowski USC Dąbrowa Górnicza
- Członek - Anna Szwed USC Bytom
- Członek - Anna Truszkiewicz USC Zgierz
Sąd Koleżeński:
- Przewodnicząca - Izabela Miklis USC Gdańsk
- Członek - Małgorzata Fedorowiat-Nowacka USC Czaplinek
- Członek - Jerzy Szymański USC Gdańsk
SUSC RP liczy 2089 członków zrzeszonych w 12 oddziałach terenowych:
- Oddział Kujawsko-Pomorski
- Oddział w Lublinie
- Oddział Łódzki
- Oddział Małopolski
- Oddział Mazowiecki
- Oddział Nadmorski (woj. zachodniopomorskie, pomorskie)
- Oddział Opolski
- Oddział Podkarpacki
- Oddział Podlaski
- Oddział Świętokrzyski
- Oddział Warmińsko-Mazurski
- Oddział w Zielonej Górze (woj. lubuskie, wielkopolskie, dolnośląskie).
Głównym celem statutowym Stowarzyszenia jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych członków Stowarzyszenia. Działamy w całym kraju poprzez dwanaście oddziałów stowarzyszenia, które regularnie, przynajmniej raz w roku organizują szkolenia, seminaria, konferencje. Współpracujemy z uczelniami, z naukowcami, inicjujemy prace badawcze, próbujemy zainteresować świat nauki problemami rejestracji stanu cywilnego
Dzięki spotkaniom w ramach oddziałów Stowarzyszenia nie tylko podnosimy nasze kwalifikacje ale integrujemy środowisko. Nawiązujemy przyjaźnie, mamy kontakt ze sobą, dyskutujemy i wymieniamy zdania na temat trudnych, merytorycznych spraw.
Stowarzyszenie występuje do właściwych organów państwowych z propozycjami zmian
i aktualizacji obowiązujących przepisów prawa. Współpracujemy z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwem Cyfryzacji oraz urzędami wojewódzkimi. Angażowaliśmy się i nadal angażujemy przy każdej nowelizacji przepisów dotyczących rejestracji stanu cywilnego. Próbowaliśmy, z różnym skutkiem, uczestniczyć w tworzeniu obowiązujących przepisów prawa.
Od 2000 roku nasze Stowarzyszenie jest członkiem Europejskiego Stowarzyszenia Urzędniczek i Urzędników Stanu Cywilnego (EVS). Mobilność naszych obywateli i możliwość swobodnego przemieszczania się w ramach państw UE powoduje, że zadania z zakresu rejestracji stanu cywilnego kierownicy USC coraz częściej wykonują na podstawie dokumentów zagranicznych, orzeczeń sądów państw obcych, decyzji organów innych państw. W następstwie tego wzrastają wymagania stawiane urzędnikom, którzy mają obowiązek stosowania przepisów prawa nie tylko krajowego ale również międzynarodowego. Na corocznych kongresach EVS przedstawiciele państw UE dążą do współpracy i wzajemnej wymiany informacji z zakresu prawa rodzinnego, rejestracji stanu cywilnego. Wypracowane na spotkaniach stanowiska i propozycje rozwiązań przedkładane są instytucjom europejskim takim jak Międzynarodowa Komisja Stanu Cywilnego. Dobrym przykładem takiej współpracy jest konwencja Nr 16 o wydawaniu wielojęzycznych odpisów skróconych aktów. Obecnie konwencje MKSC są zastępowane rozporządzeniami Parlamentu Europejskiego i Rady, które upraszczają wymogi dotyczące przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej zgodnie z zasadą priorytetową, jaką jest prawo do swobodnego przemieszczania się obywateli.